Procesproblemen in handhavingsteams: een persoonlijke aanpak is de sleutel

Er is geen organisatie waarin processen perfect gaan. Toch zien wij in de praktijk veel handhavingsteams worstelen met problemen die oplosbaar zijn. In dit artikel onze aanpak voor drie veelvoorkomende problemen.

Zoals in elke professionele organisatie zijn efficiënte en effectieve processen binnen handhavingsteams essentieel. Duidelijke afspraken, heldere communicatie en effectieve digitale systemen zijn bevorderlijk voor het behalen van de doelen.

Er is geen organisatie waarin dit perfect gaat, het blijft immers mensenwerk. Toch zien wij in de praktijk veel handhavingsteams worstelen met problemen die oplosbaar zijn. Deze oplossingen zijn noodzakelijk om als handhavingsteam succesvol te zijn en te blijven.

Door onze kennis en ervaring heeft Adviesbureau voor Veiligheid en Handhaving de processen van veel handhavingsteams verbeterd. We zien veel verschillende problemen, met specifieke oorzaken en oplossingen. Drie veelvoorkomende problemen zijn hieronder toegelicht. Dit zijn het veranderende krachtenveld, gebrekkige digitalisering en het ontbreken van processen.

Veranderend krachtenveld
Dat het krachtenveld in de veiligheidssector al een tijd verandert is geen nieuws. Taken die sinds jaar en dag bij de politie lagen, zijn door hen losgelaten en door handhaving opgepakt. Dit gaat niet vaak zonder slag of stoot. Nieuwe taken hebben effect op de communicatie binnen teams en met ketenpartners en kan interne of externe frictie veroorzaken.

Ook kan het voorkomen dat de formatie niet evenredig meegroeit met de toename van taken. Hierdoor blijft er werk liggen, metverhoogde werkdruk als gevolg. Dit is een ontwikkeling die een tijd vol te houden is. Op termijn leidt het echter tot uitval van handhavers en is daarmee funest voor het team.

Gebrekkige digitalisering
De tijd dat alle afspraken en regelingen van handhavingsteams in ordners stonden is in veel gemeenten voorbij. Het huidige gemeentebeleid vereist een digitale regeling van zaken. Dit heeft veel voordelen gebracht. Applicaties zoals CityControl nemen handhavers veel werk uit handen.

Wij zien echter ook processen die achterlopen. In plaats van digitale documentatie blijven afspraken en processen op papier staan of worden zelfs mondeling doorgegeven. Dit verhindert niet alleende uitwisseling van informatie met andere handhavingsteams, maar zorgt bovendien voor chaos in de organisatie. In een tijd waarin voor veel gemeenten het takenpakket toeneemt, is een geoliede organisatie nodig. Als het veel tijd kost om processen te updaten omdat ze niet gedigitaliseerd zijn, is dit verspilling van tijd en energie.

Ontbreken van processen
Voor veel (kleine) gemeenten is er echter nog een hindernis voordat er digitalisering mogelijk is. Voor veel zaken zijn namelijk nog geen afspraken gemaakt en processen ontworpen. Dat kan te maken hebben met een gebrek aan capaciteit. Hierdoor ziet een team geen ruimte om zich hiermee bezig te houden. Gebrek aan kennis en ervaringkan ook meespelen. Ook kunnen de verschillende processen door bijvoorbeeld reorganisatie niet op elkaar afgestemd zijn. De processen zijn dan dus niet actueel, ordelijk en doelmatig en zorgen daarmee voor chaos in de organisatie. Het behalen van doelen is hiermee veel moeilijker.


AANPAK

De vraag is nu: wat is een effectieve aanpak? Maar al te vaak zijn processen geïnnoveerd, maar versloffen ze na verloop van tijd en belanden de plannen in bureaulades. Een onpersoonlijke aanpak is vaak de oorzaak: het team is niet (genoeg) betrokken. Het gevolg is dat niemand zich verantwoordelijk voelt voor het in stand houden van het verbeterde proces.

Bij onderstaande aanpak is het team juist wél voortdurend betrokken, waardoor het team zich steeds verantwoordelijker gaat voelen voor het proces. Deze aanpak kan worden opgedeeld in vier stappen: analyseren, optimaliseren, voorstellen en implementeren en waarborgen.

Analyseren
Om het probleem in kaart te brengen is analyse nodig. De adviseur brengt de afspraken en processen gedetailleerd in kaart. Het team en eventuele andere betrokkenen zijn hierin betrokken. Aan de hand van de analyse volgt de vaststelling van het probleem en de oplossingsrichting.

Optimaliseren
Het team wordt op de hoogte gebracht van de conclusies en levert hierop input. Deze input optimaliseert de kwaliteit van de conclusies.

Voorstellen
Aan de hand van de geoptimaliseerde conclusies wordt concreet advies geleverd.De voorstellen worden gedeeld met het team. Het team levert wederom input op het geleverde advies, wat de kwaliteit en het draagvlak ervan verhoogt. De voorstellen zijn dan niet meer van de adviseur maar het hele team is er eigenaar van geworden.

Implementeren en waarborgen
De oplossingen worden geïmplementeerd. De waarborging speelt hier een belangrijke rol. Specifieke leden van het team worden procesverantwoordelijk gemaakt, zodat het verbeterde proces is verankerd in de organisatie: het kan niet meer onopgemerkt in een bureaula verdwijnen.

Verandering
Het verbeteren van processen vergt verandering. Dat is niet altijd makkelijk. Vaak is het niet zozeer de angst voor het onbekende, maar meer de angst voorhet loslaten van het bekende. Elke persoon en organisatie heeft hiermee te maken. Het erkennen van de problemen is de eerste stap, daarna is het zoeken naar een passende oplossing die weer energie in het team geeft. Het is de kunst om deze uitdaging met beide handen aan te pakken en eventueel hulp in te roepen. U hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden, want de kans is groot dat voor uw probleem eerder al een succesvolle oplossing is bedacht en toegepast.


Wat kunnen wij voor u betekenen?

Adviesbureau voor Veiligheid en Handhaving heeft jarenlange ervaring met het verbeteren van de organisatieprocessen van handhavingsteams. Staan de processen in uw team onder druk door een veranderend krachtenveld, digitalisering, herindeling of wellicht andere oorzaken? Wij helpen u graag aan een effectieve oplossing. Neem voor meer informatie contact met ons op via info@veiligheidenhandhaving of 085-4016409.

Junior Adviseur Gerben Slings

 

Dit artikel is geschreven door Gerben Slings, junior adviseur bij AVH.