Zes criteria voor een optimale informatiepositie

Volgens adviseur Lukas Verbiesen zijn dit de belangrijkste: voorbereiding, begeleiding, samenwerking, overzicht, inzicht en borging.

In 2018 is veel aandacht besteed aan de informatiepositie van de overheid, specifiek binnen gemeenten op het gebied van veiligheid en leefbaarheid. Het was een jaar waarin de kracht van informatie (verder) werd ontdekt en erkend. Tegelijkertijd werd ook duidelijk dat het bewustzijn over het inrichten van een goede informatiepositie voor verbetering vatbaar is. Het niveau tussen gemeenten onderling verschilt. Daar waar sommige gemeenten al enige tijd inzetten op de inrichting van een betere informatiepositie zitten anderen nog met de handen in het haar hoe dit aan te pakken. In dit artikel ga ik verder in op de zes criteria om te komen tot een optimale informatiepositie.

DOEL VERBETEREN INFORMATIEPOSITIE
Eerst nog even terug naar de basis. Wat is eigenlijk het doel van het verbeteren van de informatiepositie op de thema’s veiligheid en leefbaarheid en welke voordelen levert dit op? Om de regie op het lokale veiligheidsbeleid beter uit te kunnen voeren is het hebben van een goede informatiepositie relevant. Het doel is als gemeente ‘slimmer’ te zijn en hierdoor een meer betrouwbare identiteit te hebben. Voordelen van het hebben van een goede informatiepositie zijn onder andere:

  • Meer overzicht en structuur in eigen informatie;
  • Inzicht in trends en ontwikkelingen door middel van analyses en duiding
  • Informatiegestuurd werken (voorspellend vermogen)
  • Optimale samenwerking met ketenpartners en interne afdelingen
  • Een stevige positie bij het informeren van de burgemeester en de driehoek op veiligheidsthema’s. Voor de aansturing en inzet van handhavers en anderen in de keten van veiligheid en leefbaarheid en voor het ondersteunen van het politieke besluitvormingsproces.

SLIMME OVERHEID
Wanneer we het hebben over een ‘slimme overheid’, hebben we het vaak ook over techniek. Waar iedereen het wel over eens is, is het feit dat de digitale ontwikkeling dermate snel gaat dat burgers en bedrijven steeds slimmer worden. Het verwachtingspatroon van deze partijen richting de overheid in dienstverlening en veiligheid groeit daar in mee. Maar ontwikkelt de overheid zich aan de hand van dit verwachtingspatroon wel snel genoeg? Momenteel is te zien dat veel gemeenten bezig zijn met het nadenken over en langzaam technisch inrichten van hun informatiestructuur. Het bedrijfsleven is echter al vele stappen verder en praat inmiddels over ontwikkelingen als blockchain, het internet of thingskunstmatige intelligentie en kwantumcoputatie.

ONTWIKKELING GEMEENTEN
Een datalab, datapakhuis, veiligheidsinformatieknooppunt (VIK)datawarehouseinformatieplein; het zijn enkele benamingen voor projecten of ontwikkelingen die momenteel bij diverse gemeenten lopen om de informatiepositie te verbeteren. Omdat er diverse initiatieven zijn opgezet heeft VNG Realisatie besloten een onderzoek hiernaar te verrichten. In de rest van dit artikel zal ik de term VIK gebruiken.

Het opzetten van een VIK is voor veel gemeenten een eerste stap richting datagedreven werken. Hiervoor hanteren zij verschillende invullingen. Ze verschillen bijvoorbeeld in aanpak, samenstelling, locatie en partnerschappen. Er zijn dus ook verschillende verschijningsvormen: van relatief losse werkgroepen tot vastomlijnde organisaties met een eigen organisatiestructuur en een eigen fysieke locatie. Uit de eerste resultaten blijkt dat bijna zestig gemeenten aan het experimenteren zijn met het verbeteren van de informatiepositie.

Hoewel er dus enige (technologische) beweging is bij gemeenten is ook duidelijk geworden dat vrijwel niemand klaar is met experimenteren of data volledig geborgd heeft in de organisatie.

ZES CRITERIA VOOR EEN OPTIMALE INFORMATIEPOSITIE
Wat zijn nu de belangrijkste criteria bij het organiseren van een optimale informatiepositie zodat er wordt voldaan aan het eerder beschreven doel? Met andere woorden: wat moet er worden gedaan? Onderstaande afbeelding geeft de criteria overzichtelijk weer, gevolgd door een uitleg.

VIK veiligheid en handhaving

1.    Voorbereiding
Een goede voorbereiding is het halve werk. Om te zorgen voor een goede basis van je informatiepositie is het allereerst belangrijk de informatiebehoefte helder te hebben, bijvoorbeeld door middel van een onderzoek. Dit kan gedaan worden door een projectleider of -team. Bij het bepalen van de informatiebehoefte wordt er onder andere gekeken naar de huidige informatiepositie, waar de knelpunten zitten en wat men wil bereiken. Ook worden de voordelen in kaart gebracht die de verandering teweeg moet brengen. Wanneer besloten wordt om de verandering daadwerkelijk in gang te zetten is het aan te bevelen een informatieplan te maken. In dit plan wordt onder andere beschreven op welk thema men overzicht en inzicht wil creëren en in welke omvang. Dit zorgt ervoor dat er met name gewerkt wordt met informatie die men moet weten (need to know) en niet leuk is om te weten (nice to know). Daardoor ontstaat er geen overkill aan (overbodige) informatie.

2.    Begeleiding
Wanneer een gemeente bepaalt om de informatiepositie te gaan verbeteren ontstaat er een ontwikkeltraject. Om dit in goede banen te leiden is het aanstellen van een projectleider aan te bevelen. Deze projectleider heeft kennis en ervaring op het gebied van werken met informatie. De projectleider bepaalt samen met de opdrachtgever het plan van aanpak, waarin onder andere het doel en de weg daar naartoe concreet wordt gemaakt. Het inbrengen van technologische kennis speelt daarin een belangrijke rol. Het verbeteren van de informatiepositie vraagt onder andere vaak om technologische ontwikkelingen zoals het koppelen van data. De projectleider draagt tijdens het project zorg voor dit proces. Daarnaast zorgt hij of zij ook voor inzicht in relevante (technologische) ontwikkelingen en onderhoudt daarin contacten.

3.    Samenwerking
Wanneer je een compleet overzicht wilt hebben van de relevante informatie die aansluit op de informatiebehoefte is het essentieel om externe informatiebronnen te gebruiken, zoals ketenpartners. Informatie van hulpdiensten zoals de politie, brandweer en GHOR bieden in dat opzicht vaak een meerwaarde. Structurele informatie-uitwisseling, zowel intern als extern, zorgt voor kwaliteit en continuïteit van je informatiepositie.

4.    Breng harde en zachte data samen: creëren van overzicht
Elke gemeente heeft zelf de beschikking over diverse datasystemen zoals basisregistraties (BRP, BAG, WOZ, etc.). Ook heeft vrijwel elke gemeente toegang tot externe gegevens, zoals het Kadaster en de Kamer van Koophandel. Door deze harde data handig én binnen de privacybeschermingsregels met elkaar te verbinden kan de informatiepositie van de gemeente al worden verbeterd, omdat het hierdoor op een efficiëntere wijze overzicht creëert. Maar daar stopt het niet.

Zachte informatie is relevante informatie dat ook aanwezig is, maar niet in een informatiesysteem staat. Het wordt ook wel ‘straatkennis’ genoemd. Een voorbeeld hiervan is een burger of buurtmanager die belangrijke informatie weet, maar dit om de een of andere reden nooit heeft gemeld of verwerkt. Harde data kan onvolledig zijn. Wanneer je beide data met elkaar combineert ontstaat er een betrouwbaarder informatiebeeld.

5.    Verrijk de data: creëren van inzicht
Een slimme overheid is niet alleen een technisch product. Het heeft vooral ook mensen nodig die de verzamelde gegevens kunnen interpreteren. De data moet op de juiste waarde worden ingeschat. Het hebben van een informatieanalist die dit kan uitvoeren is daarom erg belangrijk. De analist verzamelt, interpreteert, duidt en geeft advies. Op basis van analyses en duiding over informatie kan een preventieve en informatie gestuurde werkwijze worden gehanteerd en effectief worden gestuurd. In de diverse ontwikkelingen tot dusver op het gebied van het verbeteren van de informatiepositie komt het inzetten van slimme mensen eigenlijk zeer beperkt tot uitdrukking en ligt de meeste nadruk op samenwerking en technologie.

6.    Borging
Bij het inrichten van een informatiestructuur in de vorm van een knooppunt of datalab is het belangrijk dat deze geborgd blijft en zich verder ontwikkelt. Naast een analist is het hebben van een informatiemakelaar of informatiemanager om die reden net zo belangrijk. De informatiemakelaarzorgt ervoor dat een informatiepositie wordt geborgd, onderhouden en verder uitgebouwd. Het zorgen voor een relevant netwerkt met ketenpartners is daarbij erg belangrijk. Daarnaast is het voor de organisatie zelf van belang een convenant of samenwerkingsovereenkomst op te stellen. Deze biedt officiële kaders van de verschillende afspraken die gemaakt zijn (zoals informatie-uitwisseling) en vormt de basis van de verdere ontwikkeling van de informatieorganisatie.

Lukas Verbiesen Veiligheid en HandhavingLukas Verbiesen is werkzaam als adviseur bij Adviesbureau voor Veiligheid en Handhaving. Hij heeft binnen de overheid veel ervaring opgedaan op het gebied van intelligence. Voor het onderzoeken van uw informatiepositie, maar ook voor begeleiding bij eventuele veranderingen kan hij u van dienst zijn. Neem voor meer informatie contact op met Lukas.