Handhavingsteams effectief veranderen

Over het veranderen van een verwaarloosde organisatie naar een professionele handhavingsorganisatie.

Handhavingsteams zijn volop in beweging en aan het professionaliseren. Dit is ook hard nodig gezien de toenemende verwachting van burgers en ketenpartners. Het veranderen van handhavingsteams vraagt veel tijd en aandacht en duurt vaak langere tijd voordat veranderingen echt volledig gerealiseerd zijn. Wat maakt nu dat een veranderproces bij een team zoveel vraagt? Welke oorzaken zijn hiervoor aan te geven en wat is een goede veranderstrategie? In dit artikel bekijk ik het veranderproces bij handhavingsteams vanuit een bedrijfskundig/veranderkundig perspectief en leg ik de parallel met de organisatietypering van de ‘verwaarloosde organisatie’.

Geschiedenis handhavingsteams
De oorsprong van veel handhavingsteams is te herleiden naar de opkomst van de stadswachten en de overdracht van de vroegere milieu- en parkeerpolitie naar de gemeente. Binnen veel gemeentelijke organisaties is lange tijd onvoldoende aandacht geweest voor deze medewerkers. Het idee bestond dat elke willekeurige medewerker in staat moest zijn om een burger aan te spreken op zijn/haar gedrag en veel medewerkers die intern niet goed op hun plek zaten werden overgeplaatst naar handhaving. Op leidinggevend niveau was sprake van veel wisselingen en onvoldoende middelen om de handhaving echt op niveau te brengen. Bij veel handhavingsteams zijn kenmerken van een verwaarloosde organisatie terug te vinden of is dit in het verleden het geval geweest.

Diverse handhavingsteams hebben met succes stappen gezet in het professionaliseren, waar andere teams nog worstelen met de aanpak van de cultuur binnen het team.

Wat is een verwaarloosde organisatie?
Joost Kampen heeft onderzoek gedaan naar dit fenomeen bij het GVB in Amsterdam. Hij werkte daar als organisatieadviseur om een veranderproces te begeleiden, maar merkte al snel dat de veranderinterventies die hij toepaste onvoldoende effect hadden. Toen hij dit nader ging onderzoeken constateerde hij diverse knelpunten in de organisatie en legde hij een parellel naar de verwaarlozing van kinderen. Wat zijn de oorzaken van verwaarlozing, wat zijn de kenmerken en welke stappen moet je zetten als er sprake is van verwaarlozing? Op basis van dit onderzoek is hij tot de organisatietypering de ‘verwaarloosde organisatie’ gekomen. Zijn stelling is dat als er sprake is van een verwaarloosde organisatie dit effect heeft op de interventies die je moet doen om tot verandering te komen.

Er is sprake van een ‘verwaarloosde organisatie’ als er langdurig onvoldoende aandacht is geweest voor structuur, menselijk functioneren en realistische verwachtingen.

Kenmerken van verwaarloosde organisaties
Om te kunnen bepalen of er sprake is van een verwaarloosde organisatie is een goede analyse nodig met meerdere observaties. Hierbij wordt gekeken naar de onderliggende dynamiek in het team en of er sprake is van meerdere van onderstaande kenmerken:

  • Er zijn geen consequenties aan het niet nakomen van afspraken, overtreden van regels of grensoverschrijdend gedrag.
  • Medewerkers nemen een afhankelijke houding aan; ze blijven om duidelijkheid vragen en voeren steeds nieuwe bezwaren aan.
  • Verhoudingen tussen leiding en medewerker zijn te informeel.
  • Persoonlijke verhoudingen zijn belangrijker dan formele rollen en functies.
  • De leiding is grillig en onvoorspelbaar in het nemen van besluiten, het stellen van prioriteiten en de opvolging hiervan.
  • Er is sprake van hoog verzuim.
  • Er is grote groepsdruk en geslotenheid in het team.
  • Er komen vele vormen van grensoverschrijdend gedrag voor die bijna niemand meldt. Dit gedrag wordt ontkend.
  • Vakkennis staat gelijk aan onaantastbaarheid. Wanneer iemand goed is in zijn vak, is hij/zij boven alle twijfel verheven.
  • Inhoud van het werk is heilig. Daar hoort de leidinggevende alles van te weten.
  • Er is altijd gedoe over roosters en dagelijkse werkindeling.
  • Over iedereen wordt geroddeld en als er niet meer over iemand wordt geroddeld, is die persoon afgeschreven.
  • Er kunnen grote conflicten ontstaan tussen leiding en medewerkers over iets kleins.
  • Grote incidenten op de werkvloer worden gebagatelliseerd.
  • Trainingen hebben een kortdurend effect. Leidinggevenden en medewerkers gaan weer over tot de orde van de dag.
  • Er is een groot wantrouwen van de medewerkers in de leiding.

Wat betekent een verwaarloosde organisatie voor het veranderproces?
Als er bij een handhavingsteam sprake is van een verwaarloosde organisatie heeft dit invloed op het veranderproces. Het belangrijkste is dat er eerst gewerkt wordt aan een stabiele basis van rust, regelmaat en vertrouwen. Dit vraagt veel van direct leidinggevenden en eventueel betrokken adviseurs. Duidelijke communicatie, werken aan zingeving, haalbare verwachtingen en doelen stellen, aandacht voor individuele medewerkers, aanspreken op gedrag, zijn allemaal ingrediënten die van groot belang zijn bij het nemen van de eerste stappen in het veranderproces. Zacht op de relatie en hard op de inhoud. Deze balans moet worden gevonden om echt tot verandering te komen.

Het veranderen van een verwaarloosde organisatie naar een professionele handhavingsorganisatie vraagt tijd, geduld en expertise voor het begeleiden van zo’n proces. In onze verandertrajecten hebben we bijzondere aandacht voor de eerdergenoemde kenmerken, zodat de juiste interventies gedaan worden.

Om een beeld te krijgen van een handhavingsteam en tot een effectieve veranderaanpak te komen heeft AVH de Ontwikkelscan Handhaving ontwikkeld. Hiermee brengen wij uw handhavingsteam vanuit verschillende invalshoeken in beeld en reiken u handvatten aan voor de verdere professionalisering van uw team.

 

Gert-Jan Schippers Veiligheid en HandhavingInteresse in de Ontwikkelscan Handhaving of eens verder praten over uw handhavingsteam? Neem dan contact op met Gert-Jan Schippers.