Is uw handhavingsteam klaar voor de AVG?

Vanaf 25 mei 2018 moet handhaving in uw gemeente voldoen aan de nieuwe regels rondom privacy.

Vanaf 25 mei 2018 moet handhaving in uw gemeente voldoen aan de nieuwe regels rondom privacy. Deze zijn opgesteld volgens de nieuwe Europese richtlijnen rondom gegevensverwerking en hieruit is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ontstaan.

In dit artikel zetten we uiteen wat de AVG voor boa’s die werkzaam zijn in het domein openbare ruimte betekent. Hiermee bieden we inzicht in wat uw team moet doen om klaar te zijn voor de nieuwe regels van de AVG. We leggen uit wat de nieuwe regels en wetten rondom privacy inhouden en hoe uw team hiermee om moet gaan. De Europese richtlijnen hebben betrekking op alle domeinen in uw gemeente en daarbuiten. In dit artikel bespreken we echter de richtlijnen in het licht van handhaving en de betekenis voor boa’s werkzaam in het domein van de openbare ruimte.

OPSPORINGSTAAK EN ANDERE TAKEN
Uw team heeft als taak de openbare orde te beschermen. Hieronder vallen verschillende taken, zoals: toezicht houden, strafbare feiten opsporen en samen met collega’s bij de politie werken aan een prettige leefomgeving voor de burgers. Eén van de belangrijkste taken is het opsporen van strafbare feiten. Alle persoonsgegevens die verzameld worden in het kader van opsporingstaken vallen onder de Wet Politiegegevens (WPG). De hoofdlijn van deze wet houdt in dat persoonsgegevens alleen verzameld mogen worden met een duidelijk doel en dat deze gegevens dit doel moeten dienen. Alle persoonsgegevens die uw team verzamelt in het kader van andere taken dan opsporingstaken, vallen onder de nieuwe AVG.

ALGEMENE VERORDENING GEGEVENSBESCHERMING
Met de inwerkingtreding van de AVG wordt geprobeerd de persoonsgegevens van burgers beter te beschermen. Degene van wie de gegevens worden verwerkt heeft meer rechten dan voorheen. Wanneer uw team taken uitoefent die niet onder het opsporen van strafbare feiten vallen en er worden persoonsgegevens verzameld, dan vallen deze gegevens onder de AVG. Dit zijn niet alleen gegevens die u tijdens het toezicht houden op evenementen of op straat verzamelt. Gegevens van uw team en uzelf (personeelsgegevens) vallen hier ook onder. Het is belangrijk dat uw team de volgende punten in de gaten houdt bij het verwerken van persoonsgegevens:

  • Verwerking van persoonsgegevens moet eerlijk en transparant gebeuren. Wanneer uw team gegevens verzamelt van een burger, moet hij of zij hiervan op de hoogte zijn. Dit moet duidelijk gecommuniceerd worden naar de burger.
  • Persoonsgegevens mogen alleen met een duidelijk doel worden verwerkt. Wanneer de gegevens dit doel niet (meer) dienen moeten de gegevens vernietigd worden. Uw team moet er dus op letten dat gegevens niet onnodig lang worden bewaard.
  • De verwerkte persoonsgegevens moeten kloppen.
  • Integriteit en vertrouwelijkheid staat voorop bij de verwerking van persoonsgegevens. 

Er wordt in de AVG een onderscheid gemaakt tussen ‘gewone’ persoonsgegevens en ‘bijzondere’ persoonsgegevens. Gewone persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld een naam, geslacht, leeftijd en geboortedatum. Bijzondere persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld iemands religie, politieke voorkeur, ras of geaardheid. U moet uw team er op wijzen dat zij tijdens hun werkzaamheden alleen ‘gewone’ persoonsgegevens mogen verwerken. ‘Bijzondere’ persoonsgegevens mogen alleen bij hoge uitzondering worden verwerkt, dit is bijna nooit toegestaan! Hieronder worden nog enkele begrippen van de AVG uitgelegd:

  • Met het verwerken van persoonsgegevens wordt bedoeld: verzamelen, opnemen, organiseren, structureren, opslaan, gebruiken, verwijderen, aanpassen of wijzigen, verzenden en/of erover overleggen.
  • Het opslaan van persoonsgegevens mag alleen met/bij: toestemming, naleving van wettelijke verplichtingen, het dienen van het algemeen belang of een ander gerechtvaardigd belang en wanneer er sprake is van leven of dood.

Door de AVG heeft de burger meer rechten wanneer zijn of haar persoonsgegevens worden verwerkt. Wanneer teamleden tijdens werkzaamheden met een burger in gesprek is over zijn of haar persoonsgegevens, is het belangrijk dat zij bewust zijn van de rechten die de burger heeft. Bij het verwerken van persoonsgegevens moet de burger toegang hebben tot deze gegevens, een mogelijkheid hebben om een kopie te krijgen en weten dat er mee wordt gewerkt. Door een kopie te geven aan de burger, kan de burger de gegevens aanpassen of aanvullen wanneer de gegevens niet (meer) kloppen.

Een ander belangrijk recht van de persoon waarvan de persoonsgegevens worden verwerkt, is het recht om vergeten te worden. Hierop zijn echter een paar uitzonderingen die vaak zullen gelden voor uw team. Een burger heeft namelijk niet het recht om vergeten te worden wanneer er sprake is van naleving van een wettelijke verplichting, wanneer het publieke belang wordt gediend bij het bewaren van de gegevens of als er sprake is van het opzetten, uitoefenen of verdedigen van juridische claims.

KORTOM
Wanneer uw team bij het opsporen van strafbare feiten persoonsgegevens verzamelt, vallen deze gegevens onder de regels van de WPG. Bij het verzamelen van persoonsgegevens van alle andere werkzaamheden, vallen de gegevens onder de AVG. Naar aanleiding van de nieuwe wet- en regelgeving rondom privacy en gegevensverwerking adviseren wij u de volgende punten:

  • Zorg ervoor dat uw team zich bewust is dat voor verschillende taken tijdens het werk, verschillende regels gelden met betrekking tot het verwerken van persoonsgegevens. Wij raden u aan om de regels samen te bespreken zodat uw team bekend is met en bewust is van de nieuwe wet- en regelgeving.
  • Zorg ervoor dat uw team gebruik kan maken van een systeem waarbij onderscheid kan worden gemaakt bij het opslaan van persoonsgegevens. Dit kan door twee verschillende systemen te gebruiken of door gegevens te ‘labelen’. Hierdoor is bij eventuele controle gelijk duidelijk welke gegevens zijn verwerkt in het kader van opsporing van strafbare feiten en wanneer gegevens zijn verwerkt in het kader van andere werkzaamheden.
  • Zorg ervoor dat uw team duidelijk is tegen een burger wanneer zijn of haar persoonsgegevens worden opgeslagen. Integriteit en vertrouwelijkheid staat bij gegevensverwerking voorop.
  • Zorg ervoor dat uw team zich er van bewust is dat ze persoonsgegevens enkel met een doel mogen verwerken. ‘Zomaar’ persoonsgegevens verwerken is niet toegestaan.

Ondanks dat op papier het onderscheid tussen gegevensverwerking die valt onder de WPG en de AVG duidelijk lijkt te zijn, kan dit in de praktijk anders uitwijzen. Wanneer u, uw team of burgers verdere vragen hebben of wanneer er twijfels zijn over de verwerking van persoonsgegevens, adviseren wij u te rade te gaan bij de functionaris voor gegevensbescherming die binnen uw gemeente werkzaam is.