Handboeken voor een eenduidige werkwijze in handhavingsteams

Het takenpakket van de handhaver wordt steeds uitgebreider. Door de vele ontwikkelingen stijgt de kennis en ervaring van de handhavers op straat en worden nieuwe werkwijzen ontwikkeld. Het is echter de vraag of deze kennis, ervaring en werkwijzen goed geborgd worden. Wanneer een ervaren medewerker vertrekt of met pensioen gaat, gaat er vaak kennis verloren. Het is daarom van belang om afspraken, werkinstructies en -processen te verwerken in een handboek.

 

Wat is een handboek?

Een handboek is een document welke inzichtelijk maakt wat er van een Buitengewoon Opsporingsambtenaar (BOA) of een toezichthouder verwacht wordt wanneer zij werken bij de organisatie. In dit handboek worden de belangrijkste werkafspraken, procedures en andere belangrijkste kaders toegelicht en uitgeschreven. Dit loopt uit van een werkinstructie ‘omgaan met bijplaatsingen’ tot meer praktische zaken zoals huisregels omtrent het uniform en de voertuigen. Ook is het van belang om te weten of iets binnen je bevoegdheid valt als BOA of toezichthouder. Door de vele werkzaamheden kan dit een groot document worden. Afhankelijk van het takenpakket kan ervoor worden gekozen om het handboek in tweeën te splitsen: Enerzijds een document met organisatorische afspraken en anderzijds een document met alle werkinstructies en -processen.

 

Handboek Handhaving

Waarom een handboek?

In de praktijk blijkt vaak dat er verschillende werkwijzen worden gehanteerd en dat het onduidelijk is hoe om te gaan met bepaalde situaties, welke stappen te volgen en hoe te administreren. Een eenduidige werkwijze is voornamelijk voor nieuwe medewerkers een toevoeging. Zij weten wat ze kunnen verwachten tijdens de inwerkperiode en hoe ze te werk moeten gaan zodra ze losgelaten worden. Het is ook belangrijk voor medewerkers die al langer in het team werken. De kans is er dat zij een eigen werkwijze hebben bedacht welke, om welke rede dan ook, afwijkt van de afgesproken werkwijze.

 

Totstandkoming

Het opstellen van een handboek heeft geen standaard recept. Het document moet aansluiten bij de huidige werkwijze en cultuur van de organisatie. Je start met het inventariseren van wat er al ligt en zal dit moeten samenbrengen, aanvullen en waar nodig aanscherpen.

 

Constante revisie en borging

De borging van het handboek is net zo belangrijk als het opstellen van het handboek. Een goede borging zorgt voor blijvende verandering. Door handhavers mee te nemen en te betrekken in het opstellen van het handboek zorg je ervoor dat het handboek de nieuwe standaard wordt. Daarnaast is het handboek een vloeiend document. Werkwijzen veranderen, taken ontwikkelen en kennis wordt vergroot. Bekijk minimaal jaarlijks of het handboek nog actueel is.

 

Bent u ook op zoek naar kennisborging in uw organisatie en wilt u de volgende stap zetten naar professionalisering van uw team d.m.v. een handboek? AVH kan u hiermee ondersteunen. Hierbij maken we gebruik van onze kennis en ervaring bij tal van andere gemeenten. Tevens bieden wij een beheersmodule aan. Hierbij maken wij uw handboek jaarlijks up-to-date wanneer uw eigen afdeling hier niet toe in staat is. Geïnteresseerd? Neem dan contact op met Evert van der Pol of Mika Ruwaard.